深圳第26届世界大学生夏季运动会龙岗赛区档案收集与管理实施方案

　　今年8月，深圳第26届世界大学生夏季运动会将在深圳举行，为全面收集、规范完整、永久保存大运会形成的档案，真实记载大运会龙岗赛区的全部过程，做好全区大运档案的收集与管理工作，特制定本实施方案。

　　一、工作目标

　　根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及《深圳市市属机关、团体、企事业单位档案移交进馆办法》等法律法规，本着“对历史负责、为现实服务”的原则，各有关单位要认真做好大运档案的收集、归档与整理工作。不遗漏、不篡改，确保大运会档案资料真实、全面、规范和完整。

　　二、组织机构

　　（一）成立大运会龙岗赛区档案工作领导小组。

　　大运会龙岗赛区档案工作领导小组在区委、区政府的领导下，由区委（府）办牵头，区大运会执行办作为责任单位，负责统筹、组织指导大运会档案的收集管理工作。领导小组组成人员如下：

　　组  长：纪小明（区档案局局长）

　　副组长：薛晓琴（区档案局副局长）

　　吴小东（区档案局副局长）

　　杨文凯（区城建档案室主任）

　　谢柏林（区大运会执行办综合科科长）

　　成  员：何  琴、王中平、谢雪平、吴春梅、胡一川（区档案局），卢惠琼（区城建档案室），黄嘉丽（区大运会执行办）。

　　领导小组下设办公室，办公室设在区档案局（龙岗中心城清林中路水务大楼五楼）。

　　（二）组建专兼职相结合的档案队伍。

　　大运会各相关单位（含区直单位、各街道、市驻区各单位）除一把手负总责外，还要指定一名领导具体分管档案工作，并配备至少一名专（兼）职档案工作人员，负责本单位形成的各类大运档案（包括文书档案、声像档案、实物档案等档案）的收集、整理及保管工作，并按要求向区档案局移交（工程档案按规定向区城建档案室移交）。请各有关单位于3月15日前将分管领导和档案工作人员名单报区档案局。

　　三、工作机制

　　深圳大运会档案管理实行“系统管理、全面收集、统筹安排、分级负责”的工作机制。根据档案产生的属地原则，谁产生的档案谁负责收集整理，各相关单位要建立实行“第一责任人、执行责任人、具体责任人（专兼职档案员）”三级责任制，确保大运档案工作做到层层落实。区档案局、区城建档案室将对大运档案的收集整理进行指导。

　　四、归档要求

　　（一）归档范围。

　　包括：党群工作、行政管理、业务管理、会计档案、声像档案、实物档案、合同、法律事务专门档案、场馆档案、出版物和资料、工程档案等。

　　1．党群工作、行政管理、业务管理档案是指各归档单位在大运会筹办过程中行政管理方面形成的用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的材料，包括各类文件、来往信函、领导批示、讲话、计划总结、活动方案等。

　　2．会计档案是指大运会筹办过程中，各归档单位在经济管理活动中产生的应归档保存的会计凭证、会计账簿和报表等文件材料。

　　3．声像档案是指具有保存价值的照片、底片、影片、录音带、录像带、光盘等以声像为主并辅以文字说明的历史记录。

　　4．实物档案是指在大运会筹办过程中产生的、具有保存价值的实物材料，如模型、标卡、印章、礼品、纪念品、匾额、横幅等。

　　5．合同档案是指大运会筹办过程中与自然人、法人、其他组织之间订立的、具有保存价值、法律效力的合同、协议及其相关文件材料。

　　6．法律事务专门档案是指在大运会筹办过程中形成的合同和法律专项事务档案。

　　7．场馆档案是指竞赛场馆的行政管理和竞赛档案，由各竞赛场馆负责收集、整理、归档。

　　8．出版物与资料是指各归档单位在大运会筹办过程中形成的各类出版刊物、画册、宣传手册以及培训教材等。

　　9.工程档案是指有关大运会工程从工程的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工全过程中形成的应归档保存的文件材料。按档案管理的规定，工程档案由区城建档案室负责组织收集、整理并存档。区城建档案室制定好具体工作方案报区档案局备案。

　　    （二）归档时间。

　　1．党群工作、行政管理、业务管理、声像、实物、合同、法律事务专门、场馆、出版物和资料及工程档案等类档案需在大运会结束一个月内完成整理归档工作。

　　2．会计档案在大运会结束时应整理完毕，按审计部门的要求进行审计并归档。

　　（三）归档质量。

　　1．归档的文件材料必须收集齐全、完整。

　　2．归档的文件材料必须如实地反映深圳世界大运会工作活动的真实历史面貌。

　　3．文件归档过程，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

　　五、保密工作

　　为确保大运会档案归属单位对保管过程中获得的所有涉及大运会的相关信息严格保密，各大运档案单位（部门）应严格遵守《保密法》、《保密法实施办法》，维护档案的完整和安全。档案移交至区档案局（馆）或区城建档案室时，档案移交单位视情况与区档案局（馆）或区城建档案室签署保密协议。如发生泄密事件，将按照《保密法》有关规定给予责任者行政处分；构成犯罪的，将移交司法机关依法追究刑事责任。

　　六、移交工作

　　（一）深圳大运会结束后一个月内，各相关单位按区档案局的要求，将本单位有关大运会的各类档案资料、档案目录和电子数据移交区档案局或区城建档案室保管。

　　（二）档案移交须填写档案移交接收登记簿，办理交接手续。

　　（三）档案交接时，区档案局和区城建档案室档案工作人员将按要求认真检查验收，符合档案管理规范要求的档案方可办理交接手续。

　　区档案局联系人：何琴   吴春梅

　　联系电话：28945774（办公）  28924496（咨询）

　　区城建档案室联系人：卢惠琼

　　联系电话：28913017

　　附件：1、各单位负责大运会档案工作人员名单

　　2、大运会档案移交确认书

　　

　　深圳市龙岗区委（府）办

　　2011年2月17日

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　 

　　附件1

　　

　　各单位负责大运会档案工作人员名单

　　

单位名称	（需加盖公章）
	姓名	办公电话	手机
档案工作分管领导
专（兼）职档案 工作人员

　　说明：如大运期间档案管理人员发生变动，应及时通知区档案局。

　　

　　附件2

　　区档案局大运会档案移交确认书

档案移交单位人员填写	单位名称	（加盖公章）
	经办人姓名		电话
	移交档案种类及数量	纸制文件		出版物与资料
		实物档案		声像资料
		会计档案		合同文档
		其它
	是否全部移交	是（   ）         否（   ）
	详细情况	1、档案已按规定整理完毕  是（）否（） 2、按要求提供档案原件    是（）否（） 3. 提供了档案目录        是（）否（）
	移交时间
	移交人签字
	领导签字
档案接收单位人员填写	区档案局经办人签字
	区档案局分管领导签字
	区档案局负责人签字