关于进一步做好大运会各类档案资料

　　赛区各职能工作部：

　　为全面收集、规范管理、永久保存深圳第26届世界大学生夏季运动会的各类档案资料，现就赛区各职能工作部各类档案资料收集工作有关事项进一步明确如下。

　　一、收集范围

　　1、赛区各职能工作部自组建成立之日起至大运会结束，在赛时运行工作中形成的所有文件材料、各类出版刊物、画册、宣传册、简报等；

　　2、反映大运工作且有保存价值的照片、录音、录像带等声像资料；

　　3、在大运会筹办、举办过程中产生的相关证件、证书、纪念章、徽章、纪念品、宣传品、礼品、样品、印章、模型等实物资料。

　　4、赛区各职能工作部形成的财会资料，在经审计完毕后，按要求向区档案馆移交。

　　二、移交程序

　　1、赛区各职能工作部按照上述范围收集、登记大运会运行工作中形成的所有文件材料、声像资料和实物资料（见附件1、附件2、附件3），分年度并按时间顺序排列编顺序号，依次在文件首页的右上角用铅笔标注顺序号。

　　2、赛区各职能工作部要在9月底之前将各类文件材料、声像资料和实物资料及登记表（含电子版）向区档案馆移交。

　　3、移交的各类档案资料必须齐全完整，移交时要填写文件材料交接文据（附件4）一式三份。

　　赛区各职能工作部要高度重视上述档案资料的收集、移交工作，指定一名档案工作人员负责此项工作，区档案局将对此项工作进行督促指导，并将收集情况及时向大运会龙岗赛区运行指挥部办公室通报，请赛区各职能工作部于2011年8月25日下午下班前将联系人及电话报送区档案局。

　　区档案局联系人：吴春梅  28924496  13824309794

　　王中平  28945774  13428986886

　　附件：1、归档文件材料收集登记表

　　2、声像资料收集登记表

　　3、实物资料收集登记表

　　4、文件材料交接文据

　　深圳大运会龙岗赛区运行指挥部办公室

　　二○一一年八月二十三日

　　附件1          归档文件材料收集登记表

　　附件2            声像资料收集登记表

　　附件3              实物资料收集登记表

　　附件4

　　文件材料交接文据

　　××××××（单位名称）现向区档案馆移交文件材料            件、声像资料    件、实物资料    件、财务资料    册。

　　附：文件材料、声像资料、实物资料收集登记表。

　　移交负责人：           移交人：

　　接收负责人：           接收人：

　　交接时间：