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名  称:深圳市龙岗区统计局合同管理办法

发布机构:深圳市龙岗区统计局

发布日期:2020-06-29

文  号:

深圳市龙岗区统计局合同管理办法

  第一章  总则

  第一条【目的和依据】为了进一步明确和规范深圳市龙岗区统计局(以下简称“我局”)合同管理工作,防范合同法律风险和减少纠纷,维护我局合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范》(试行)以及《深圳市政府合同管理规定》等法律法规,结合我局实际,制定本办法。

  第二条【定义】本办法所称的合同,是指除劳动合同外以我局名义在行政管理和民事活动中与自然人、法人及其他组织签订的设立、变更、终止权利义务关系的协议。

  第三条【适用范围】本办法适用于我局各科室及下属事业单位磋商、订立、履行合同,解决合同争议,开展合同履约监督管理,保管合同文件资料以及制定合同示范文本等活动。

  第四条【原则】合同管理应当遵循权责明确、程序规范、内容合法、处理及时的原则。

  第二章  合同管理机构及职责权限

  第五条【合同归口管理机构及职责】办公室为我局合同归口管理机构,统一管理我局所有合同,主要职责包括:

  (一)根据国家和上级有关规定,制定我局合同管理的规章制度;

  (二)审核合同申请是否符合预算安排;

  (三)对合同支付方式、支付时间等经济条款进行审查;

  (四)审核合同付款申请资料,并根据合同履行情况,按合同规定办理价款结算和进行账务处理;

  (五)对合同进行登记、归档,建立合同台账;

  (六)监督合同履行情况,督促合同经办人履行合同、提醒财务人员按照合同计划及时办理结算。

  (七)参与重大合同起草、谈判、审查和订立;

  (八)根据国家相关制度规定,审查合同双方是否具备签约主体资格,违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、明确、具体,文字表述有无歧义;合同约定是否符合相关法律、法规、规章及政策的规定;

  (九)参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

  第六条【合同承办部门职责】合同签订的发起部门为合同承办部门,承担合同的前期准备、拟定、审查、履行、争议解决等事宜,主要职责包括:

  (一)落实我局制定的有关合同管理的规章制度;

  (二)在职责范围内承办相关合同业务;

  (三)调研评估合同项目,对合同项目专业性和技术性进行论证评估;

  (四)审查合同对方当事人(包括保证人、代理人)的主体资格以及资信等情况,并收集相关资料;

  (五)审核合同文本,包括合同标的、数量条款、质量条款、时间条款等内容;与合同对方当事人进行协商、谈判,拟定、修改合同文本;

  (六)发起合同相关的审批申请,依据授权规定签订合同;

  (七)根据合同要求发起合同支付申请,及时收集凭证资料,经过规定程序审批后在规定时间内提交办公室办理核算;

  (八)按照合同约定履行相关义务,敦促对方单位积极履行合同,对合同履行过程中发现的问题进行调查处理;配合办公室对合同履行的监督工作;及时汇报合同履行情况;

  (九)负责承办合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼应对等工作。

  第三章  合同订立

  第七条【订立范围】单笔金额在1万元(含)以上的采购项目须签订合同,单笔金额在1万元以下,但经办公室认定影响复杂、易产生纠纷的采购项目须签订合同。

  第八条【可行性审查】签订合同前,合同承办部门应就合同项目进行可行性审查论证,调查合同相对方的资质、资产、信用、履约能力等情况,并收集整理有关资料。不得与无经营资格或资信的单位订立合同。

  第九条【谈判磋商】合同承办部门通过政府集中采购或者自行采购的方式确认合同对方单位后,应组织相关人员在授权范围内与合同对方当事人就合同条款进行谈判、协商,按照自愿、公平原则,磋商合同内容和条款,明确双方的权利义务和违约责任,拟定合同文本草稿。

  第十条【合同文本内容】签订合同一律采用书面方式。合同内容应严谨、准确,合同条款应完整严密,符合国家法律法规和规章制度的规定。

  合同中应当明确合同名称、合同主体、合同标的、合同金额、支付方式、支付比例、支付时间、支付条件、权利义务、合同期限、服务标准、知识产权归属、违约责任、争议解决方式、签字法定代表人或其授权代表、签订日期等。涉及保密事项的,合同承办部门应与对方当事人签订保密协议或在合同中约定保密条款。

  第十一条【合同签订审批】合同承办部门提出合同签订申请,按以下程序审批:

  (一)提出申请:承办部门经办人填写《合同呈批表》(附件1),并附上合同文本(草稿)、立项审批表、项目需求(或招标文件)、报价单(或投标文件)、中标通知书(或自行采购决策记录表、会议纪要)以及合同对方当事人的主体资格、合法资质、企业信用等证明资料,由部门主要负责人审核签字后,报办公室进行合法性审查。

  合同项目涉及其他部门职能的,合同承办部门应在合同文本送审前征求其他部门的意见,并在《合同呈批表》中予以说明,部门主要负责人审核签字。

  (二)合法性审查:办公室及法律顾问对合同文本进行合法性审查,出具审查意见。合同承办部门应当采纳合法性审查意见,确因项目情况特殊无法采纳或者无法完全采纳的,合同承办部门应当与办公室及时沟通。合同承办部门根据审查意见修改后,报办公室复核。办公室核对无误后,在《合同呈批表》上签字确认。

  (三)合同审批:合同文本审查完毕后,报业务分管领导审批并办理合同签订手续。

  第十二条【合同盖章】合同签字完成后,合同经办人在办公室印章管理员处加盖公章。

  第十三条【合同份数】合同至少一式四份,其中两份交给对方签约人,其余一份用于办公室合同管理员归档,一份用于报账员报销,合同承办部门须留存一份复印件,以备后查。

  第四章  合同登记与履行

  第十四条【合同备案登记】我局合同管理员统一对合同进行登记、保管。

  合同经办人应在合同订立后,将合同所有原件以及《合同呈批表》及其附件一同办理合同备案手续。由合同管理员对合同统一编号,登记合同台账(附件2),合同备案登记完成后,方可办理付款手续。

  合同管理员应及时更新合同台账,登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况,并定期与财务人员核实合同支付进度,实行对合同全过程动态管理,定期分析统计我局合同情况。

  第十五条【合同履行】合同签订后,合同承办部门负责合同的履行,跟进合同履行情况并记录,及时对履行过程中的问题进行处理。

  在合同对方当事人怠于履行合同义务时,合同承办部门应及时采取应对措施,敦促对方按约定履行合同;合同的履行涉及其他业务部门的,合同承办部门应及时协调相关部门履行合同有关约定。

  第十六条【合同补充】对于合同没有约定或约定不明确的内容,通过双方协商一致后对原有合同进行补充;补充协议文本签订审批程序与本办法合同签订程序一致。

  第十七条【合同纠纷处理】合同在履行过程中产生争议,合同承办部门应积极与对方进行沟通,负责查明情况及原因,收集相关资料。

  办公室协助对纠纷加以妥善解决。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议。如不能协商解决的,可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。

  第五章  合同变更与解除

  第十八条【合同变更或解除】在合同履行过程中,发现有显失公平、条款有误或存在欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致我局利益受损的,应当及时上报,经过双方协商一致后,办理合同变更或解除事宜。变更或解除合同的手续,应与签订合同时的审批程序相同。

  第十九条【变更或解除形式】变更、解除合同,必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电等)。

  第六章  合同结算

  第二十条【合同结算方式】我局合同结算方式分为一次性付款与分期付款。

  若结算方式为一次性付款,则应当在合同项目按程序验收通过后办理结算手续。

  若结算方式为分期付款,则合同承办部门应按合同约定,对合同阶段性履约情况进行验收,验收通过后办理分期结算手续。

  合同条款必须明确验收标准。

  第二十一条【合同分期原则】

  (一)货物类(含硬件与成品软件)采购合同实行一次性支付。

  (二)服务类、工程类采购的合同:

  金额5万元以上的,至少分两期支付,首期款比例一般不得高于合同金额的80%;金额在5万元及以下的,可一次性支付。

  特殊事项可根据合同实际需要,对付款条件进行特殊约定。

  第二十二条【合同结算程序】

  (一)提出支付申请:

  验收通过后,合同经办人应及时填写《合同付款审批表》(附件3),收集凭证资料,提出合同支付申请,部门主要负责人审核签字后报办公室审核、分管领导审批。

  (二)付款信息更新:

  对于已完成的合同付款信息,业务人员及时将《合同付款审批表》交予合同管理员备案,合同管理员根据合同付款呈批表将付款信息登入合同台账。

  第七章  合同档案管理

  第二十三条【归档文件】合同履行完毕后,合同承办部门应及时报我局办公室归档,应当归档保存的合同文件资料包括但不限于:

  (一)正式签订的合同文本原件;

  (二)合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议;

  (三)合同审批文件(合同签订呈批表、合同付款呈批表等);

  (四)合同对方当事人主体资格、合法资质及企业信用等调查材料;

  (五)合同前期谈判过程中往来邮件、会议纪要及与合同签订有关的传真、录音、录像等;

  (六)合同争议处理情况记载及有关材料;

  (七)合同变更解除记录材料;

  (八)合同内容完成后的验收资料;

  (九)与合同有关的其他文件资料。

  第二十四条【保管责任】

  (一)合同承办部门:

  合同承办部门负责收集、整理合同相关原始资料,妥善保管与合同订立、履行、变更解除、纠纷处理有关的所有纸质资料和电子文档。

  合同履行完毕后,合同承办部门应及时整理合同相关原始资料,填写的资料清单送交办公室进行完结登记。

  (二)办公室:

  办公室合同管理员负责合同档案归档管理,对业务部门送交的合同原始文件进行核对检查,分类妥善保管。

  第二十五条【保管期限】我局应当根据合同的重要程度,设定合同文件资料的保管期限;一般合同的文件资料应当保管10年以上,重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的,从其规定。除法律另有规定外,不得擅自处理、销毁。

  第二十六条【归档合同使用】加强合同信息的安全保密工作,严格合同查阅、借出、复印管理,查阅、借出、复印合同需填写《归档合同使用申请表》(附件4),经部门主要负责人、办公室主要负责人审核签字后报分管领导审批。并在办公室合同管理员处登记归档合同使用人姓名、查阅原因。

  第二十七条【档案管理交接】因人事变动或机构调整,负责合同文件资料保管及归档管理的专门机构或专人发生变化的,应明确新的保管机构或人员。原保管机构或人员应在办理完相关文件资料、档案移交手续,并由交接双方部门主要负责人签字确认后方可更换。

  第八章  责任追究

  第二十八条【责任追究】我局各部门和个人违反本办法,有以下行为之一的,应责令改正,造成较大经济损失或者其他严重后果的,依法依规追究责任:

  (一) 违反法律、法规、规章签订合同的;

  (二) 未经合法性审查擅自对外签订合同的;

  (三) 无正当理由不予采纳合法性审查意见的;

  (四) 在合同签订、履行过程中,与他人恶意串通,损害

  政府利益的;

  (五) 在合同签订、履行过程中,玩忽职守、滥用职权、收受贿赂的;

  (六) 在诉讼或仲裁过程中,因严重不负责任造成超过诉讼时效或申请强制执行时效、举证不能、应诉或举证期限过期等情形导致丧失诉讼权利或者败诉的;

  (七) 在纠纷处理中,未经批准擅自放弃我局在合同中享有的合法权益;

  (八) 擅自泄露内部的审查意见及批准文件造成严重后果的;

  (九) 未妥善保管合同资料、档案材料的。

  第九章  附则

  第二十九条【未尽事宜】本办法未尽事宜,依照国家、省、市、区相关法律和规范性文件执行。本办法涉及的政策法规有新规定的,按最新规定执行。

  第三十条【解释主体】本办法由办公室负责解释。

  第三十一条【执行时间】本办法自印发之日起施行。

 

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